Politika zasebnosti

POLITIKA ZASEBNOSTI – VARSTVO OSEBNIH PODATKOV STRANK

Podjetje HQ LABS d.o.o. spoštuje in ščiti vašo zasebnost v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov EU in veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.

Ta politika zasebnosti opisuje, katere osebne podatke zbiramo, za katere namene jih obdelujemo, na kateri pravni podlagi, koliko časa jih hranimo, komu jih lahko posredujemo in kakšne pravice imate v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov.

Upravljavec spletne trgovine Hair IQ in spletnega mesta hairiq.eu  je:

HQ LABS d.o.o.

Trg komandanta Staneta 8,
1000 Ljubljana
Davčna številka: SI93049226

E-pošta: info@hairiq.eu

Tel: 031 547 674

Ta politika zasebnosti se uporablja za naslednje kategorije posameznikov:

• kupce,
• potencialne kupce,
• uporabnike spletne strani,
• prejemnike e-novic,
• sodelujoče v nagradnih igrah, anketah ali promocijah,
• dobavitelje in poslovne partnerje.

I. Splošno o obdelavi osebnih podatkov

Osebne podatke obdelujemo zakonito, pošteno in pregledno. Obdelujemo jih samo za vnaprej določene, izrecne in zakonite namene ter le v obsegu, ki je potreben za dosego posameznega namena.

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kot to zahteva veljavna zakonodaja.

Kadar osebne podatke obdelujemo na podlagi vašega soglasja, jih obdelujemo do preklica soglasja, razen če obstaja druga zakonita podlaga za nadaljnjo obdelavo.

II. Kako zbiramo vaše podatke

Vaše osebne podatke zbiramo, kadar:

• obiščete našo spletno trgovino,
• ustvarite uporabniški račun,
• oddate naročilo,
• izpolnite obrazec na spletni strani,
• se prijavite na e-novice,
• sodelujete v nagradni igri, anketi ali promociji,
• komunicirate z nami po e-pošti, telefonu ali družbenih omrežjih,
• uporabljate spletno stran, kjer se lahko podatki zbirajo tudi preko piškotkov in podobnih tehnologij.

Pri nakupu oziroma uporabi spletne trgovine lahko obdelujemo predvsem naslednje podatke:

• ime in priimek,
• naslov za dostavo,
• naslov za račun,
• e-poštni naslov,
• telefonsko številko,
• podatke o naročilu,
• podatke o izbranem načinu plačila,
• podatke o reklamacijah, vračilih in komunikaciji,
• IP naslov,
• podatke o napravi in brskalniku,
• podatke o uporabi spletne strani,
• podatke, pridobljene s piškotki, če za to podate soglasje.

Kartičnih podatkov ne hranimo in jih ne obdelujemo neposredno. Plačila se izvajajo preko zunanjih ponudnikov plačilnih storitev, kot so Shopify Payments, PayPal ali plačilo po predračunu.

III. Nameni obdelave osebnih podatkov

1. Oprava nakupa v spletni trgovini

Za izvedbo naročila obdelujemo identifikacijske in kontaktne podatke ter podatke o naročilu.

To vključuje predvsem ime, priimek, naslov za dostavo, naslov za račun, e-poštni naslov, telefonsko številko, naročene izdelke, vrednost naročila, način plačila in podatke, potrebne za dostavo.

Če nam teh podatkov ne posredujete, nakupa in dostave ne moremo izvesti.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe oziroma izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe.

2. Komunikacija v zvezi z naročilom

Vaše podatke uporabljamo za obveščanje o statusu naročila, potrditvah nakupa, dostavi, plačilu, morebitnih spremembah, vračilih ali reklamacijah.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe in, kadar je relevantno, izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

3. Plačila

Pri izbiri plačila se določeni podatki posredujejo ponudnikom plačilnih storitev, odvisno od izbranega načina plačila:

• Shopify Payments,
• PayPal,
• bančno nakazilo oziroma plačilo po predračunu.

Pri plačilu po predračunu obdelujemo podatke, potrebne za pripravo predračuna in knjiženje plačila.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe in izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

4. Dostava naročila

Za dostavo naročenih izdelkov podatke posredujemo izbranemu dostavnemu partnerju. Posredujejo se samo podatki, ki so potrebni za izvedbo dostave, predvsem ime, priimek, naslov, telefonska številka, e-pošta in podatki o pošiljki.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe.

5. Reklamacije, vračila in uveljavljanje pravic kupcev

V primeru vračila, reklamacije, menjave ali drugega zahtevka obdelujemo podatke, ki so potrebni za obravnavo zahtevka.

To lahko vključuje podatke o naročilu, komunikacijo, fotografije izdelkov, razlog vračila ali reklamacije ter podatke za vračilo kupnine.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe in izpolnjevanje zakonskih obveznosti ponudnika.

6. Pošiljanje e-novic

Če se prijavite na prejemanje e-novic, obdelujemo vaš e-poštni naslov, lahko pa tudi ime, priimek in podatke o vaših interesih, če nam jih posredujete ali če za to podate soglasje.

E-novice lahko vključujejo novosti, ponudbe, vsebine, nasvete, priporočila izdelkov in druge informacije, povezane z našo ponudbo.

Za pošiljanje e-novic uporabljamo orodje Klaviyo.

Od prejemanja e-novic se lahko kadarkoli odjavite s klikom na povezavo za odjavo v posameznem e-sporočilu ali z obvestilom na info@hairiq.eu.

Pravna podlaga: vaše soglasje, kadar je to zahtevano z veljavno zakonodajo.

7. Personalizirano trženje in profiliranje

Če za to podate soglasje, lahko obdelujemo podatke o vaših nakupih, ogledih izdelkov, klikih, odpiranju e-sporočil in uporabi spletne strani z namenom prilagajanja vsebine, ponudb in oglasov vašim interesom.

Profiliranje pomeni, da na podlagi vaših interakcij s spletno trgovino, e-sporočili ali oglasi oblikujemo osnovno sliko vaših interesov, da vam lahko prikažemo bolj relevantne vsebine.

Pravna podlaga: vaše soglasje, kadar je to zahtevano z veljavno zakonodajo.

8. Oglaševanje

Za prikazovanje oglasov in merjenje njihove učinkovitosti lahko uporabljamo oglaševalska orodja, kot so:

• Meta Pixel / Meta Ads,
  Google Ads in Google Analytics,
  Microsoft Advertising,
  OpenAI Ads,
  Shopify Analytics,
  Klaviyo.

Ta orodja lahko uporabljajo piškotke in podobne tehnologije. Kadar uporaba teh tehnologij vključuje shranjevanje ali dostop do informacij na uporabnikovi napravi oziroma obdelavo osebnih podatkov, ki zahteva soglasje, jih uporabljamo šele po pridobitvi ustreznega soglasja.

Pravna podlaga: vaše soglasje, kadar je to zahtevano z veljavno zakonodajo.

9. Analitika in izboljšanje spletne trgovine

Podatke o uporabi spletne strani uporabljamo za razumevanje obiska, izboljšanje uporabniške izkušnje, odpravljanje napak, optimizacijo spletne trgovine in pripravo statističnih analiz.

Kadar je mogoče, podatke uporabljamo v agregirani oziroma anonimizirani obliki.

Pravna podlaga: vaše soglasje, kadar je to zahtevano za uporabo nenujnih analitičnih tehnologij; v drugih primerih lahko podatke obdelujemo na podlagi zakonitega interesa za izboljšanje delovanja spletne trgovine, kadar so za to izpolnjeni zakonski pogoji.

10. Zagotavljanje varnosti spletne strani

Za zagotavljanje varnosti spletne trgovine, preprečevanje zlorab, nepooblaščenih dostopov in kibernetskih napadov lahko obdelujemo tehnične podatke, kot so IP naslov, podatki o napravi, brskalniku, času dostopa in uporabi spletnega mesta.

Pravna podlaga: zakoniti interes upravljavca za zagotavljanje varnosti spletnega mesta, preprečevanje zlorab ter zaščito sistemov in uporabnikov.

IV. Obdelovalci in posredovanje osebnih podatkov

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo tretjim osebam.

Osebne podatke lahko posredujemo tretjim osebam, kadar je to potrebno za izvedbo naročila, izpolnjevanje zakonskih obveznosti, delovanje spletne trgovine ali zagotavljanje naših storitev.

Podatke lahko obdelujejo predvsem:

• Shopify – platforma za delovanje spletne trgovine,
• Shopify Payments – obdelava plačil,
• PayPal – obdelava plačil,
• ponudniki bančnih storitev – pri plačilu po predračunu,
• dostavne službe – izvedba dostave,
• računovodski servis – računovodstvo in davčne obveznosti,
• ponudniki e-poštnega marketinga, npr. Klaviyo,
• ponudniki oglaševalskih storitev, npr. Meta in Google,
• ponudniki analitike,
• ponudniki IT podpore, gostovanja, varnostnih rešitev in vzdrževanja spletne trgovine,
• državni organi, kadar to zahteva zakon.

Vsi obdelovalci osebnih podatkov so dolžni osebne podatke obdelovati skladno z veljavno zakonodajo in izključno za namene, za katere so bili podatki posredovani.

V. Prenos podatkov v tretje države

Nekateri ponudniki, ki jih uporabljamo pri delovanju spletne trgovine, imajo sedež ali strežnike izven Evropskega gospodarskega prostora, zlasti v ZDA.

V takih primerih se prenos osebnih podatkov izvaja le, kadar so zagotovljeni ustrezni zaščitni ukrepi skladno z GDPR, na primer standardne pogodbene klavzule, ustrezni sklepi o primernosti ali drugi veljavni mehanizmi za zakonit prenos podatkov.

VI. Piškotki

Spletna stran uporablja piškotke in podobne tehnologije.

Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki se shranijo na vašo napravo in omogočajo delovanje spletne strani, boljšo uporabniško izkušnjo, analitiko, personalizacijo vsebin in oglaševanje.

Uporabljamo lahko:

• nujne piškotke, ki so potrebni za delovanje spletne trgovine,
• analitične piškotke,
• oglaševalske piškotke,
• funkcionalne piškotke.

Nenujne piškotke uporabljamo samo na podlagi vašega soglasja. Soglasje lahko kadarkoli spremenite ali prekličete preko nastavitev piškotkov na spletni strani.

Več informacij o piškotkih je na voljo v ločeni politiki piškotkov oziroma v nastavitvah cookie bannerja.

VII. Varnost osebnih podatkov

Za zaščito osebnih podatkov uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe.

Spletna trgovina uporablja zaščiteno povezavo SSL, ki omogoča varen prenos podatkov med uporabnikom in spletno stranjo.

Poleg tega izvajamo ukrepe za omejevanje dostopa do podatkov, varovanje uporabniških računov, redno posodabljanje sistemov, uporabo zanesljivih zunanjih ponudnikov in nadzor nad obdelovalci osebnih podatkov.

Kljub temu popolne varnosti pri prenosu podatkov preko interneta ni mogoče zagotoviti. 

VIII. Hramba osebnih podatkov

Osebne podatke hranimo toliko časa, kot je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kot to zahteva zakonodaja.

Okvirni roki hrambe:

• podatki o naročilih, računih in plačilih: skladno z davčno in računovodsko zakonodajo,
• podatki za izvedbo dostave: do zaključka dostave oziroma reševanja morebitnih zahtevkov,
• podatki v zvezi z reklamacijami in vračili: do zaključka postopka oziroma skladno z zakonskimi roki,
• podatki za e-novice: do preklica soglasja,
• podatki za oglaševanje in personalizacijo: do preklica soglasja,
• podatki iz komunikacije: toliko časa, kot je potrebno za obravnavo komunikacije oziroma uveljavljanje pravic,
• tehnični in varnostni podatki: toliko časa, kot je potrebno za zagotavljanje varnosti in dokazovanje morebitnih zlorab.

IX. Vaše pravice

V zvezi z vašimi osebnimi podatki imate naslednje pravice:

• pravico do dostopa,
• pravico do popravka,
• pravico do izbrisa,
• pravico do omejitve obdelave,
• pravico do prenosljivosti podatkov,
• pravico do ugovora,
• pravico do preklica soglasja,
• pravico do pritožbe pri nadzornem organu.

Svoje pravice lahko uveljavljate tako, da nam pišete na:

info@hairiq.eu

ali po pošti na naslov:

HQ LABS d.o.o.

Trg komandanta staneta 8,
1000 Ljubljana
Davčna številka: SI93049226

s pripisom: Varstvo osebnih podatkov

Na vašo zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za dodatna dva meseca, če je zahteva kompleksna ali če prejmemo več zahtev.

Za potrebe zanesljive identifikacije lahko od vas zahtevamo dodatne podatke. Ukrepanje lahko zavrnemo le v primeru, da vas ne moremo zanesljivo identificirati ali če za zavrnitev obstaja zakonita podlaga.

X. Pravica do seznanitve

Imate pravico izvedeti, katere osebne podatke o vas obdelujemo, za katere namene, na kateri pravni podlagi, koliko časa jih hranimo, komu jih posredujemo in od kod smo jih pridobili.

Zahtevate lahko kopijo osebnih podatkov, ki jih obdelujemo. Prvo kopijo vam zagotovimo brezplačno, za dodatne kopije pa lahko zaračunamo razumno nadomestilo, skladno z zakonodajo.

XI. Pravica do prenosljivosti podatkov

Kadar osebne podatke obdelujemo na podlagi vašega soglasja ali za izvajanje pogodbe in se obdelava izvaja avtomatizirano, imate pravico, da prejmete osebne podatke v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki.

Kadar je tehnično izvedljivo, lahko zahtevate tudi neposreden prenos podatkov drugemu upravljavcu.

XII. Pravica do popravka

Če so osebni podatki, ki jih hranimo o vas, netočni ali nepopolni, imate pravico zahtevati njihov popravek oziroma dopolnitev.

XIII. Pravica do izbrisa

V določenih primerih imate pravico zahtevati izbris osebnih podatkov, zlasti kadar:

• podatki niso več potrebni za namen, za katerega so bili zbrani,
• prekličete soglasje in ne obstaja druga pravna podlaga za obdelavo,
• ugovarjate obdelavi in ne obstajajo prevladujoči zakoniti razlogi za obdelavo,
• so bili podatki obdelani nezakonito,
• je izbris potreben za izpolnitev zakonske obveznosti.

Pravice do izbrisa ni mogoče uveljaviti, kadar je nadaljnja obdelava potrebna za izpolnjevanje zakonskih obveznosti, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali iz drugih razlogov, ki jih določa zakonodaja.

XIV. Pravica do omejitve obdelave

V določenih primerih imate pravico zahtevati omejitev obdelave osebnih podatkov, na primer kadar oporekate točnosti podatkov, kadar je obdelava nezakonita, vendar ne želite izbrisa, ali kadar podatke potrebujete za uveljavljanje pravnih zahtevkov.

XV. Pravica do ugovora

Kadar osebne podatke obdelujemo na podlagi zakonitega interesa, imate pravico ugovarjati obdelavi iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem.

Kadarkoli lahko ugovarjate obdelavi osebnih podatkov za namene neposrednega trženja. V tem primeru bomo vaše podatke prenehali obdelovati za ta namen.

XVI. Preklic soglasja

Kadar osebne podatke obdelujemo na podlagi vašega soglasja, lahko soglasje kadarkoli prekličete.

Preklic soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je izvajala pred preklicem.

XVII. Pritožba pri nadzornem organu

Če menite, da vaše osebne podatke obdelujemo v nasprotju z veljavno zakonodajo, imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana

XVIII. Spremembe politike zasebnosti

Pridržujemo si pravico do sprememb te politike zasebnosti zaradi sprememb zakonodaje, tehnologij, poslovnih procesov ali storitev.

Veljavna različica politike zasebnosti je vedno objavljena na spletni strani. Priporočamo, da politiko zasebnosti občasno pregledate.

XIX. Kontakt

Za vsa vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov nas lahko kontaktirate na:

info@hairiq.eu ali 031 547 674

HQ LABS d.o.o.

Trg komandanta Staneta 8,
1000 Ljubljana
Davčna številka: SI93049226